PROCEDIMENTO OPERACIONAL PARA EVENTOS

Evento - atividade dos mais diferentes tipos reunindo pessoas.

A logística de um evento tem como objetivo fornecer todos os recursos, equipamentos e informações necessárias ao sucesso do mesmo.

A realização de um evento é sempre um processo complicado, porque quando se juntam muitas pessoas num local, há que assegurar toda a infraestrutura necessária para satisfazer as suas necessidades, bem como coordenar o programa proposto que, afinal, é o motivo que junta todas essas pessoas.

Regra geral escolhe-se locais que detêm estruturas preexistentes, ou que facilmente se adaptam, mas existem eventos que devido à sua natureza fogem desses locais, tornando a sua organização um processo extremamente complicado e parece estar tudo por fazer.

Comum a todos os eventos está o fato de os níveis de eficácia exigidos serem sempre os mais altos, e que o sucesso ou não destes depende numa grande parte de uma boa logística.

A dimensão do evento é um dos aspectos mais importantes e determinantes para o sucesso deste, dependendo do tipo de evento os problemas podem ser os mais diversos.

EVENTO EM LOCAL FECHADO:

É um local em que os eventos não acontecem ao ar livre, normalmente estes espaços são infraestruturas construídas de raiz ou adaptadas propositadamente para a realização dos mais diversos tipos de eventos em que neles, ao contrário dos recintos abertos, problemas com iluminação, condições de higiene, alimentação ou acessibilidades são resolvidos com mais facilidade, pois estes estão preparados para satisfazer as mais diversas situações. Estes recintos são locais pontuais, que são alugados para eventos que normalmente acontecem apenas num dia, com tempo limitado de horas e apenas suportam uma atividade de cada vez.




EVENTO EM LOCAL ABERTO:

Ao contrário de um evento realizado em recinto fechado, o recinto aberto tal como o nome indica o evento realiza-se ao ar livre, e é neste ponto que as complexidades aumentam. Ao contrário de um recinto fechado, que já possui na maioria dos casos as infraestruturas necessárias à realização dos eventos, neste caso tudo começa do ponto zero, e as condições do local, saneamento básico, eletricidade entre outras têm que ser equacionados também. Estes recintos na maioria dos casos são utilizados apenas uma vez por ano, exclusivamente para um único fim e por vários dias.




Problemas

Nos eventos, em locais abertos ou fechados, o número de pessoas esperadas é essencial para a escolha da dimensão do local, e os fatores que influenciam mais este número são: motivo do evento, preço dos bilhetes, e o ambiente que nele será gerado.




Segurança




Depois de escolhido o local em que irá realizar o evento, quer seja ele fechado ou aberto, o próximo problema a ponderar será o fato de ele oferecer ou não condições à realização do evento. As condições do evento mais uma vez irá depender do número de pessoas e do tipo deste, mas é de realçar que a complexidade dos problemas logísticos irá ter maior preponderância no evento em local aberto porque nele, ao contrário do outro tudo se encontra por fazer. Neste campo de estruturas teremos que averiguar os mais diversos temas, dando especial importância para: Segurança, meio ambiente, infraestrutura e acessos.

A organização da segurança é um grande problema, e neste e como em qualquer tipo de evento é um fator essencial, porque apesar de todas as preparações, se não houver segurança o evento nunca se poderá considerar um sucesso. No capítulo da segurança existem dois principais tipos de meios a considerar, o meio humano e o meio tecnológico.

Prevenção

Como em qualquer situação a prevenção é a melhor solução para evitar problemas e na segurança este lema é fundamental, logo para isso existem diversas leis que podemos adotar, em um evento em local fechado deve-se proibir fumar dentro da sala, pois evita problemas de incêndio e de queimaduras, optando para tal reservar um espaço seguro em que esse possa realizar essa atividade, deve-se proibir a entrada de objetos que sejam considerados perigosos colocando a entrada detectores de metais e pessoal treinado para revistar o público que irá entrar no evento, no intuito de evitar a entrada de objeto que possa colocar as pessoas em risco, deve-se também proibir a entrada de animais domésticos ou selvagens ainda que domesticados, esta medida e importante pois nunca se sabe como um animal possa reagir fora do seu habitat (seja ele fechado ou aberto) porque o simples fato de estar na presença de muita gente, de muito barulho, e luz pode descontrolar o animal e causar nele reações inesperadas podendo por em risco as pessoas e o material presente, e por fim deve-se ter sempre um plano de emergência de segurança para as mais diversas situações, esta medida é importante na medida em que caso alguma coisa corra mal, o mais importante é que os participantes possam ser evacuados na maior segurança e também ajuda no aumento do tempo de resposta porque a resolução das situações está previamente definida.

Meios Humanos

A prevenção na segurança é um fator importante, mas por si só não é suficiente, por isso existem outros meios à nossa disposição para garantir que tudo corra bem, e os meios humanos são um deles. O número de seguranças a ser utilizado deve ser mediante o número de pessoas que se esperam no evento, e devemos ter cuidado nesse número pois não pode ser demasiado pequeno, pois se existir algum problema pode não ser suficiente, e não pode ser excessivamente grande com risco de criar um ambiente pesado e as pessoas não se sentirem confortáveis comprometendo o evento. Deverá existir seguranças para controlar as entradas e saídas do evento, e também dentro do próprio, deve existir uma equipe operacional, composta por profissionais de várias áreas para salvaguardar os interesses do público. A equipe operacional deve ser formada por pessoal treinado para o desempenho das funçôes, porque pessoal não qualificado em vez de ajudar pode surtir o efeito contrário ao que se seria de esperar, criando eles próprios os problemas.

Meio Ambiente

Neste campo e em relação a eventos em local fechado não existe um grande problema logístico pois os locais concebidos para estes espaços já estão preparados para receber eventuais detritos que possam ser causados, apenas verificar se o número de recipientes adequados é suficiente para o número de pessoas.

Alimentação

Neste campo em relação aos participantes do evento, normalmente estes locais estão preparados com diversos pontos onde é possível comer vários tipos de refeição, e apenas deve-se acertar a oferta à procura esperada. Mas não devemos apenas contar com os participantes do evento, mas também com os profissionais necessários para a realização do mesmo que estarão previamente bastante tempo preparando toda a atividade e é necessário fornecer também alimentação para estes.

Infraestruturas

As infraestruturas envolve todo o espaço físico onde o evento é realizado, mas mais uma vez um evento em local fechado já está preparado para este tipo de situações. Deve-se ter atenção as características dos locais abertos e deve ser discutido previamente para que tudo esteja pronto com antecedência, é necessário contactar técnicos especializados e operadores necessários para que o evento possa ser realizado.

Acessos

Os acessos são um ponto essencial para a realização de qualquer tipo de evento, deve ser necessário que este esteja bem situado e forneça alternativas nos mais diferentes tipos de transportes para que ninguém seja limitado à presença deste. No caso de um evento em local fechado esta situação torna-se mais fácil, porque estes locais como são projetados para este fim, são equacionadas todas estas situações e normalmente situam-se em locais com fáceis acessos. Deve-se também incluir na promoção dos eventos diversos artigos informativos sobre como se pode chegar ao local das mais diversas formas.

Logística de Estruturas em local aberto

Este é provavelmente o problema logístico mais complicado de todos dentro da organização de eventos, as estruturas em local aberto. Como já foi referido algumas vezes ao contrário do evento em local fechado, neste caso temos que organizar tudo de raiz, devemos partir do início que apenas temos o espaço para realizar o evento e a partir daí tudo tem que ser construído de modo a que tudo corra sem problemas.

As infraestruturas em local aberto são um processo extremamente complicado e requer uma enorme capacidade logística, tão grande que cada área da sua estrutura tem de ser supervisionada por equipes individuais especializadas, cada uma na sua área. Esta preparação começa muito tempos antes do evento pois requer um enorme planejamento quer a nível de recursos humanos, quer a nível de recursos materiais.

Depois de escolhido o espaço o primeiro passo é planear a área, deve-se escolher as áreas de estacionamento, de recepção, a própria que vai servir de suporte à estrutura de shows, as áreas de serviços como alimentação, bebidas, higiene, atividades lúdicas, vendas de bilhetes entre outras, as áreas de apoio técnico, e não esquecer que nestes casos em local aberto temos de ter em conta que o evento normalmente realiza-se por mais de um dia e é necessária uma área para acampamento. Depois de escolhida a área é necessário dar início à instalação das estruturas, como estes eventos normalmente ocorrem em locais remotos é necessário também garantir um fornecimento de água e luz bastante abrangente visto que tem que abranger várias pessoas, e no caso da luz vários equipamentos extremamente potentes e que consumem um grande volume de eletricidade. Começa-se a montar os palcos e as estruturas que servirão de suporte aos serviços prestados que já previamente foram referidos, neste campo é necessário contratar empresas especializadas para realizar às necessidades exigidas, quer de materiais, quer de tempos disponíveis. Com o esqueleto montado é necessário iniciar a montagem das estruturas técnicas, nomeadamente os mais tipos diversos de equipamentos de som, imagem, que é necessário colocar no local devidamente instalados, ligados, alimentados e prontos a funcionar. Este campo é extremamente complexo porque a existência de diversos palcos exige a rotação das bandas pelos mesmos e isso inclui também a rotação de equipamentos técnicos de acordo com a necessidade de cada banda. Todas estas infraestruturas físicas, estão sempre suportadas por uma enorme infraestrutura virtual desenvolvida de modo a coordenar, controlar e facilitar todos os processos logísticos das mais diversas áreas. São necessárias muitas estações de trabalho ligadas a este campo, baseadas em ligações de alto débito pois para uma estrutura desta dimensão é necessário a passagem de muita informação ao mesmo tempo.

Segurança

A segurança é essencial em todos os tipos de eventos e todas as regras usadas são validas em locais aberto ou fechados, a principal diferença é os números quer em meios humanos quer em meios técnicos devido à diferença da quantidade do público. Num evento em locais abertos a dificuldade de controlar e dar assistência ao público são necessariamente mais complicada, porque o espaço em si é muito maior e não estão concentrados a uma única área. Como existem acampamentos torna-se difícil controlar objetos potencialmente perigosos para entrar porque uma simples faca pode ser tanto usada como utensílio como arma, e não se pode proibir a sua entrada devido às inúmeras utilidades que esta apresenta. Para estes eventos deve-se ter uma equipe operacional, necessitando para isso que todos saibam o número de pessoas previsto e não esquecer que a equipe deve estar atenta 24 horas por dia durante o decorrer do evento. Devido à dimensão deverá ser montada dentro do local vários ponto de observação interna e também observar a movimentação externa. A segurança deve naturalmente ter um controle mais apertado junto à entrada e do acampamento caso exista para que se despistem eventuais abusos e situações irregulares no que diz respeito a entradas de público. Atenção especial deverá ser dada aos equipamentos presentes. Deverá estabelecer horários bem definidos para as diversas atividades realizadas no recinto e para os serviços prestados, e fornecer pulseiras de identificação para controlar melhor o fluxo de pessoas no interior do evento.

Meio Ambiente

Quando o evento for realizado em local aberto um cuidado muito especial com o meio ambiente deve ser tomado, porque ao contrário do local fechado pela quantidade de pessoas e pelo tempo do evento existe uma maior probabilidade de prejudicar o meio ambiente dentro do evento e nas imediações deste. Para começar antes de se iniciar todo o processo de infraestrutura deve ser feito um estudo de impacto ambiental, para ver o quanto se está disposto a sacrificar o meio ambiente, se trará melhorias se os prejuízos ambientais poderão ser remediáveis. Depois deste estudo realizado, deverá promover ações de sensibilização para com o público para que fiquem mais receptivos aos problemas ambientais durante a realização do evento, incentivando-os a não poluir, a jogar o lixo nas lixeiras. Mas por mais que o público tente não poluir existe sempre um mínimo de poluição associado que não pode ser dispensado, e para isso deverá ter sempre uma equipe de limpeza pronta a atuar, e que regularmente deverá manter o local limpo, para além disso no projeto do evento deverá ter incluso um espaço que não prejudique o ambiente para a colocação desse lixo, e utilizar um sistema eficaz de recolha do mesmo de modo que esses detritos sejam encaminhados para os locais correspondentes, para terem o fim mais ecológico possível. Posteriormente à realização do evento deverá ser feito um estudo para verificar qual a quantidade de poluição realiza dentro do local e se possível movimentar ações de combate a essa poluição.




Geraldo G. Silva